Nur ein richtig gesetzter Fokus bringt Fortschritt

Der richtige Fokus oder Fokus überhaupt ist für vieles im Leben ein wichtiges Element. Der richtige Fokus sorgt dafür, dass wir uns bei Tätigkeiten auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und uns nicht im Detail verlieren. Es gibt Menschen, die diesen Fokus bei all ihren Tätigkeiten automatisch setzen. Sei es im privaten oder im beruflichen Bereich. Andere Menschen müssen sich aktiv immer wieder daran erinnern sich auf die wirklich wichtigen Teile einer Aufgabe zu konzentrieren. Und es gibt Menschen, die so perfektionistisch sind, dass es für sie kein „auf das Wesentliche konzentrieren“ gibt, sondern nur das Ganze. Doch warum ist es so wichtig immer wieder den richtigen Fokus zu setzen?

Fortschritt schafft Raum für neuen Fortschritt

Konzentrieren wir uns auf die wirklich wesentlichen Teile einer Aufgabe, die somit auch den meisten Fortschritt bringen, so setzen wir unsere Zeit effektiv ein. Denn mit unserer Zeit haben wir einen relevanten Fortschritt zur Abarbeitung der Aufgabe erzielt. Konzentrieren wir uns hingegen auf die Teile einer Aufgabe, die keinen relevanten Fortschritt hin zu unserem Ziel erzeugen, so verwenden wir unsere vorhandene Zeit sehr ineffektiv. Erzeugt man kaum einen Fortschritt, so ändert sich der Status einer Aufgabe und deren Einflüsse sowie Rahmenbedingungen nicht und man tritt sich so ziemlich auf der gleichen Stelle. Und nur der Fortschritt einer Aufgabe erlaubt das neue Setzen des richtigen Fokus und führt somit zu weiterem Fortschritt.

80:20

Vermutlich werden die meisten das Pareto Prinzip oder auch die 80:20-Regel kennen. Das Prinzip lässt sich auf so ziemlich jede „Situation“ anwenden.

Im Folgenden ein paar Beispiele aus der Softwareentwicklung:

• 80% des Fortschritts werden mit 20% des Aufwandes erreicht

• 80% aller auftretenden Bugs befinden sich in 20% des Codes

• 80% der Performance-Optimierung einer Software kann in 20% des Codes erzielt werden

An dieser Stelle möchte ich auch gar nicht zu sehr auf das Prinzip an sich eingehen, denn dieses ist an anderen Stellen z.B. Wikipedia bereits ausreichend erläutert. Die Regel lässt sich allerdings so zusammenfassen, dass der meiste Fortschritt/Effekt in einem bestimmten definierten Bereich erreicht werden kann. Setzen wir den Fokus auf diesen Bereich, so wird der meiste Fortschritt erzeugt.

Aufgaben so schnell, effektiv und effizient wie möglich erledigen

Das Pareto Prinzip hilft dabei Aufgaben schnell, effektiv und effizient zu erledigen. Zwar ist das Prinzip vielen Leuten bekannt und häufig herrscht auch die Meinung, dass es angewandt wird. Aber ist das wirklich so? Wenn ich darüber nachdenke, so fallen mir einige Szenarien aus der Vergangenheit ein in denen nicht nach dem Prinzip gehandelt wurde. Nun gibt es immer wieder Personen, die argumentieren, dass es ja keine Lösung sei nur 80% einer Aufgabe zu erledigen. Dann ist die Aufgabe schließlich nicht fertig.  Das ist eine Sichtweise, aber es ist nicht die, die Fortschritt erzeugt.

Im Folgenden ein sehr vereinfachtes Beispiel:

Gegeben sei ein Radfahrer einer Amateurliga, der regelmäßig Rennen fährt.

Ziel: Der Fahrer möchte schneller werden und somit seine Chancen auf einen Sieg erhöhen.

Mögliche Schritte zum Erreichen des Ziels:

• Sein bisheriges 20 Kg Fahrrad gegen ein ultra leichtes 5 Kg Fahrrad tauschen
• Intensiveres Muskeltraining der Beine
• Höhentraining

Angenommen diese drei Punkte sind die einzigen Möglichkeiten schneller und besser zu werden und das gesetzte Ziel zu erreichen. Welchen der Punkte würde man zuerst angehen? Natürlich den Austausch des Fahrrads. Der Verlust von 15 Kg Masse, die der Fahrer während des Rennens bewegen muss, sticht die beiden anderen Punkte aus. Diese würden zwar auch einen Vorteil bringen, aber nur auf lange Sicht und im Verhältnis zum Tausch des Fahrrads einen deutlich geringeren.

In diesem Beispiel ist das Setzen des richtigen Fokus zum Erreichen des Ziels relativ einfach. Das Beispiel ist auch nicht perfekt, aber ich denke es veranschaulicht die ganze Thematik etwas. Durch einen relativ geringen Aufwand konnte ein erheblicher Fortschritt erzielt werden. Nun kann der Fokus neu gesetzt werden. Wie viel bringen mir in meiner aktuellen Situation ein intensiveres Muskeltraining oder Höhentraining? Lohnt sich der Aufwand für den Nutzen der erzielt wird? Wenn nein, dann kann sich nun einer neuen Aufgabe oder einem neuen Ziel gewidmet werden.

Dieses Beispiel kann auch auf die Softwareentwicklung übertragen werden. Bei jeder Aufgabe sollte der Fokus auf den meisten Fortschritt gesetzt werden. Wenn es mir möglich ist dem Kunden 80% Mehrwert mit 20% Aufwand zu liefern, sind die anderen 20% Mehrwert für ihn spürbar? Braucht er diesen? Oder kann ich die 80% gesparte Zeit in neue Aufgaben investieren und weiteren größeren Mehrwert für meinen Kunden schaffen? Zu oft vergessen wir eine solche Denkweise und verzetteln uns in endlosen Diskussionen, Abschätzungen, Prüfungen usw. um auch die letzten vermeintlichen 20% Mehrwert herauszuholen. Natürlich heißt das nicht, dass vor der Umsetzung nicht intensiv über ein Konzept nachgedacht werden soll. Aber ich denke das versteht sich von selbst.

„Fast fertig“-Syndrom

Ich denke diese Situation hat jeder schon einmal erlebt. Eine Aufgabe ist zum Großteil abgeschlossen und es fehlen nur noch ein paar Kleinigkeiten am Rande. Diese bringen keinen großen Mehrwert oder würden die Auslieferung nicht verhindern, aber irgendwie möchte man sie doch abschließen, damit alles „rund“ und „perfekt“ wird. Diese vermeintlichen Kleinigkeiten werden dann oft zu Tätigkeiten, die nicht mehr abgeschätzt werden können, da sich hier und da immer wieder neue Punkte ergeben. Der Fokus auf das Wesentliche ist verloren gegangen und die Aufgabe befindet sich auf unbestimmte Zeit im Zustand „fast fertig“. Aus meiner Sicht sollte dieser Zustand bei der Abarbeitung einer Aufgabe so kurz wie möglich gehalten werden. Denn oft ist er zeitlich nicht abschätzbar. Niemandem ist so richtig klar was nun die Auslieferung verhindert und warum noch Zeit investiert werden muss, wenn das Feature an sich doch fertig ist. Die einzig wirklich abschätzbaren Zustände sind „noch nicht begonnen“ und „fertig“. Dazwischen sollte die Umsetzung so schnell, effizient und effektiv wie möglich erfolgen. Nur wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann man sich voller Energie und mit vollem Fokus einer neuen Aufgabe widmen. Das Setzen des richtigen Fokus trägt maßgeblich zum optimalen Erledigen einer Aufgabe bei.