Die Automatisierung und Digitalisierung ist zur Zeit eines der globalen Themen mit denen sich Unternehmen in aller Welt auseinandersetzen. Ob sie wollen oder nicht. Denn wer sein Unternehmen nicht in die Digitalisierung führt, der wird über kurz oder lang durch die Konkurrenz, die diesen Schritt gegangen ist, abgehängt.
Nun sollte man meinen, dass IT-Unternehmen in dieser Hinsicht kein Problem haben. Schließlich beschäftigen diese sich jeden Tag mit der Entwicklung von Software, dem Internet, der neuesten Technik und sowieso sind diese doch immer auf dem neuesten Stand. Aber das ist in vielerlei Hinsicht nicht der Fall. Auch wenn Unternehmen ihren Kunden Software zur Automatisierung von Prozessen zur Verfügung stellen, heißt das nicht, dass innerhalb des eigenen Unternehmens die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in allen Bereichen auf einem akzeptablen Level ist.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Jeder kennt die Situation. Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Team und muss eingearbeitet werden. Die Entwicklungsumgebungen sind einzurichten, Arbeitsabläufe, Prozesse und Architektur zu erklären. So gehen zusammengerechnet gut und gerne ein paar Arbeitstage ins Land um den neuen Kollegen auf einen Wissensstand zu bringen, der ihm das eigenständige Arbeiten in der neuen Umgebung ermöglicht. Und für den nächsten neuen Kollegen beginnt der ganze Ablauf wieder von vorne. Aber anstatt jedem neuen Mitarbeiter immer und immer wieder das gleiche zu erzählen wäre es doch deutlich effizienter diesen Schritt zu automatisieren. Alle wichtigen Informationen, Anleitungen und Hinweise werden an zentraler Stelle zusammengefasst. Kommt nun ein neuer Mitarbeiter in das Team, so muss niemand mehr Tage in dessen Einarbeitung investieren. Stattdessen kann ihm ein Leitfaden an die Hand gegeben werden, der es ihm ermöglicht sich eigenständig einzuarbeiten und seine komplette Arbeitsumgebung einzurichten. Im Optimalfall sollte dieser Leitfaden ihm dann direkt das Arbeiten am Projekt ermöglichen. Die anderen Kollegen werden nur noch sehr selten für wirklich wichtige Fragen oder Unklarheiten herangezogen. Sofern möglich sollte der Leitfaden dann natürlich erweitert werden um diese Fragen für den nächsten Mitarbeiter abzudecken. Ein weiterer Vorteil des Leitfadens ist neben der immensen Zeitersparnis, dass keine Punkte mehr vergessen werden können, wenn die Einarbeitung z.B. jedes mal durch einen anderen Mitarbeiter erfolgt.
Wertschätzung von Zeit
Ich stelle immer wieder fest, dass die eigene Zeit oder die Zeit anderer nicht als das höchste Gut angesehen wird das es auf diesem Planeten gibt. Alles auf der Welt kann man sich irgendwie erarbeiten, beschaffen, verlieren und zurückholen. Aber nicht Zeit. Gerade hier bietet die Automatisierung durch Tools, Skripte und allgemein Software so viele Möglichkeiten. Leider sehe ich immer wieder Situationen in denen diese Möglichkeiten nicht gezogen werden. Stattdessen werden Prozesse immer und immer wieder einzeln durchgeführt, statt diese durch Automatisierung miteinander zu verbinden und so eine immense Zeitersparnis zu erreichen. Jeder sollte seine eigene Zeit als das höchste Gut ansehen das er hat. Und bei allen Dingen, die Zeit kosten genau abwägen, ob die eigene Zeit es Wert ist an dieser Stelle investiert zu werden. Und wenn es die Aufgabe erfordert wiederkehrend Zeit in die immer gleichen Schritte zu investieren, dann sollte dieser Zeitfresser zwingend automatisiert werden. Lieber investiere ich einmal mehr Zeit in die Automatisierung einer Aufgabe, als immer wieder Zeit in die Abarbeitung der Aufgabe. Dadurch ermögliche ich mir selber meine wertvolle Zeit in anderen Bereichen zu investieren. In Aufgaben, die meine Zeit vollumfänglich wert sind.
Automatische Auswertung von Prozessen
Auch wenn man es geschafft hat diverse Prozesse und Abläufe innerhalb des Unternehmens oder des Teams zu automatisieren und zu digitalisieren, bedeutet das noch nicht, dass man sich entspannt zurücklehnen kann. Zur Digitalisierung und Automatisierung gehört auch, dass immer wieder validiert wird, ob die Schritte noch effizient und zielführend sind. Dazu bietet es sich an automatisch entsprechende Metriken und Auswertungen zu generieren. Sicherlich kennt jeder die Aussagen “ich glaube”, “meinem Gefühl nach”, “ich denke”. Aber ist das effizient? Nein. Zwar sollten die subjektiven Meinungen zu Themen nie außer Acht gelassen werden, aber wenn es möglich ist Gefühle durch Zahlen zu belegen oder auch zu widerlegen, dann sollte diese Möglichkeit zwingend genutzt werden. Denn nur so kann wirklich sichergestellt werden, dass das Team sich immer weiter verbessert und optimiert. Denn nur weil heute etwas gut ist muss das nicht heißen, dass das nächste Woche auch noch der Fall ist. Und in einem agilen Team kann dann direkt auf die veränderte Situation reagiert werden.
Digitalisierung und Automatisierung ist wie in der Einleitung bereits angesprochen eines der zentralen Themen unserer heutigen Gesellschaft. In Zukunft werden immer mehr alltägliche Dinge automatisiert ablaufen, die heute manuell zu erledigen sind. Und gerade in IT-Unternehmen sitzen wir an der Quelle der Möglichkeiten. Hier können so einfach und kostengünstig wie nirgendwo sonst Prozesse automatisiert und digitalisiert werden. Wir sollten diese Chancen dort wo es möglich und sinnvoll ist zwingend nutzen, um die eigene Effizienz zu steigern und uns den wirklich anspruchsvollen und komplexen Aufgaben widmen. Den Aufgaben, die das Team, das Unternehmen voranbringen und wachsen lassen.